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Cómo usar WhatsApp Web y WhatsApp Business en una empresa: la guía definitiva

Hoy te enseñaremos todo lo que necesitas saber sobre cómo usar WhatsApp Web y WhatsApp Business, ya sea que tengas una empresa o trabajes de manera independiente. Aprender estas estrategias y trucos de WhatsApp te ayudará a aprovechar en tu negocio todos los beneficios que te brinda esta herramienta gratuita.

Pese a que inició como un servicio de mensajería personal, su potencial como herramienta de negocios no puede pasarse por alto. WhatsApp es una aplicación móvil que cuenta con más de 1200 millones de usuarios. Entre ellos con seguridad estás tú, tus amigos, tus padres y la gran, inmensa mayoría de tus clientes efectivos o potenciales.

WhatsApp web como herramienta para negocios

Miles de empresas ya están usando WhatsApp como herramienta de mercadeo y también para brindar un mejor servicio al cliente. Esto se debe al inmenso potencial que su alcance y su inmediatez le brindan, ya que se trata de una de las aplicaciones que los usuarios revisan con más frecuencia. Dicho de otro modo: todos revisamos nuestro WhatsApp muchas más veces al día de las que es “estrictamente necesario”.

A diferencia de otras aplicaciones y redes sociales, los usuarios de WhatsApp difícilmente pueden entrar en alguna clasificación general, basta con que cuenten con un teléfono inteligente con conexión a internet, y eso es básicamente un tercio de la población del planeta. Así que realmente no hay manera de que no puedas sacarle provecho de una u otra forma para tu trabajo o emprendimiento.

Si vas a darle un uso intensivo a esta herramienta, hacerlo desde tu teléfono puede resultar un poco engorroso, así que tu mejor alternativa es aprender a usar WhatsApp Web y fomentar que tu equipo de trabajo o tu asistente virtual también lo hagan.

¿Cómo usar WhatsApp Web en mi negocio?

WhatsApp Web es la versión de WhatsApp para PC que te permite visualizar la misma interfaz que ves en tu móvil, pero en la comodidad de la pantalla de tu equipo de cómputo o tu tablet. Utilizar el teclado y los comandos de tu PC, acceder a tus carpetas para enviar y recibir archivos y tener otras pestañas de navegación abiertas de forma simultánea agiliza mucho los tiempos de comunicación y respuesta.

Usar WhatsApp Online es muy sencillo. Necesitarás tener la App instalada y funcionando en tu teléfono, contar con buena conexión a Internet en ambos dispositivos y seguir estos pasos:

  1. Abre la siguiente URL en tu navegador (Chrome, Safari, Firefox u Ópera): https://web.whatsapp.com. Verás que te despliega un código QR.
  2. Abre la aplicación en tu celular y despliega el menú superior derecho (tres puntitos). Una vez allí, selecciona la opción “WhatsApp Web”.
  3. Escanea el código QR, y de inmediato verás cómo la interfaz de la App se despliega en la pantalla de tu navegador.

En este video puedes ver el procedimiento paro a paso:

Si lo requieres, puedes usar un emulador de Android para PC y asignar un número telefónico sin necesidad de un celular y un código QR, esta alternativa es un gran truco para los call centers y los centros de atención, pues te permite prescindir del móvil y aún así brindarle la herramienta a cada uno de tus operadores. Mira cómo hacerlo paso a paso en este video.

Las ventajas de utilizar WhatsApp Web en la computadora, en lugar de hacerlo desde el teléfono son:

  • La comunicación es más rápida
  • Concentras tus herramientas de trabajo en un sólo lugar
  • Tienes acceso inmediato a tus archivos
  • Puedes configurarlo sin necesidad de un teléfono móvil

También hay un par de desventajas que vale la pena mencionar, y que se resumen en que no se pueden administrar los contactos desde la interfaz del navegador y tampoco se puede usar la herramienta de llamadas de voz y videochat. Aunque sí puedes grabar audios.

En este mismo artículo veremos cómo algunos CRM ya se amalgaman con WhatsApp para permitir funcionalidades adicionales de administración de contactos.

¿Para qué puedo usar WhatsApp Web en una empresa?

Se trata de una herramienta bastante versátil que puedes usar para:

Atención y servicio al cliente: Abre un canal de comunicación efectiva e inmediata, en el que además puedes enviar y recibir imágenes, capturas de pantalla, infografías, comprobantes, etc.

Marketing: Puedes informar a tus clientes y prospectos sobre tus promociones, ofertas, eventos, noticias y nuevos contenidos. Además, sirve como herramienta de captación de leads a través de la creación de landing pages vinculadas, y para incrementar tus ventas en general.

Pedidos y reservas: Está comprobado que la mayoría los usuarios de WhatsApp prefieren realizar pedidos y reservaciones por este medio que mediante una llamada de voz, ya que los mensajes dejan un registro confiable al que puede dársele mejor seguimiento.

Comunicación Interna:WhatsApp sirve para coordinar equipos de trabajo internos y externos, ya que tiene cobertura prácticamente en todo el mundo. Te permite, entre otras cosas, hacer llamadas a bajo costo y comprobar la ubicación de tus colaboradores.

Si vas a utilizar WhatsApp Web Chat como herramienta de trabajo, establece siempre una guía de comportamiento y lenguaje interno y de cara al cliente, capacita a tus usuarios en el correcto uso de la aplicación y evita el uso de teléfonos y números personales. Utiliza en su lugar la aplicación empresarial de WhatsApp,de esta forma proyectarás seriedad y confianza.

¿Por qué debería usar WhatsApp Business en lugar de WhatsApp personal?

Sin importar que tengas una empresa o seas freelancer, siempre es recomendable que utilices WhatsApp Business para comunicarte con tus clientes, pues te brinda bastantes ventajas sobre la versión de uso personal. Si estás pensando que no la necesitas porque eres autónomo, vamos a darte algunas buenas razones que te harán cambiar de parecer.

Perfil empresarial = confianza

Tus clientes actuales ya te conocen y confían en ti, sin importar que tu dirección de correo sea freelance_millenial@XXXXX.com, y que en tu foto de What´s aparezcas tomándote una cerveza en la playa. Pero ¿y los clientes que están por venir? Todos confiamos más es un potencial aliado cuando proyecta seriedad, que es justo lo que WhatsApp Bussines te permite hacer.

Puedes incluir el nombre, teléfonos, horarios, dirección y sitio web de tu negocio en el perfil, y utilizar tu logo como imagen.

Ventajas de términos y condiciones

Si eres una de las poquísimas personas que se fijan en los términos y condiciones de las herramientas digitales que utiliza, te habrás dado cuenta de que WhatsApp personal prohíbe de manera expresa las acciones de mercadeo en el chat. O sea, estrictamente hablando, si mandas un flyer con tus promociones del mes al grupo de tus compañeros del Crossfit, estarás arriesgándote a que te den de baja el servicio.

Considerando que a diario se envían y se reciben más de 50 mil millones de mensajes en esta plataforma, alguna penalización es improbable, de cualquier manera ¿porqué no usar la App que se diseñó expresamente para ello, cuando, además, es gratis?

Mensajes de bienvenida, ausencia y respuestas rápidas

Los mensajes automáticos de WhatsApp Business te permiten hacerle llegar textos de bienvenida inmediatos a tus clientes cuando te contactan por primera vez. Y si lo hacen fuera del horario de atención que has determinado, indicarles que a la brevedad les responderás.

Las respuestas rápidas te dan la posibilidad de mandar plantillas de texto mediante atajos que te evitan el engorro de escribir diez veces al día la misma respuesta para dudas frecuentes. Por ejemplo, puedes configurarlo para escribir “/bye” y que los clientes vean “Nos da mucho gusto haber tenido la oportunidad de servirle. Seguimos a sus órdenes para lo que se le ofrezca”.

Estadísticas, WhatsApp Web y Video Chat

Igual que la App personal, WhatsApp Business tiene la opción de hacer llamadas de video y de conectarlo a tu navegador. Además, incluye una pantalla de estadísticas con información que, por el momento, es bastante básica, aunque lo más probable es que en un futuro se agreguen más funcionalidades de análisis en esta sección.

Si quieres mirar un tutorial paso a paso para descargar y utilizar WhatsApp Business, puedes hacerlo aquí.

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Ventajas de hacer WhatsApp Marketing

En los últimos años, ya hemos visto aplicaciones bastante originales de WhatsApp como herramienta de marketing, entre ellas las de Toyota, que en el 2013 lanzó “hibridízate”, una campaña que sorteaba iPhone 5 entre los usuarios que habían cambiado su estado a “hibridizado”. Y luego “Ligate un Aygo”, donde los usuarios tenían que intentar seducir a un asistente mediante mensajes a su teléfono.

En la misma línea, Absolut Vodka ofreció dos entradas a su fiesta VIP de lanzamiento de producto a quien mandara el whats más original al cadenero virtual, y Pringles arrasó con sus concursos “campus Pringles”, que implicaban una serie de retos por WhatsApp.

Si tienes una empresa de Marketing digital o te dedicas a ese nicho, es momento de que consideres de manera seria comenzar a innovar utilizandoWhatsApp en tus campañas. A las personas les gusta, tienen un gran alcance y además pueden automatizarse y gestionarse a bajo costo.

Si vas a utilizar esta herramienta de mensajería para captación de leads, recuerda que lo correcto es enviar enlaces a formularios de contacto o landings, y no recabarlos directamente en el chat.

Te dejamos un Webinar muy interesante para que comiences a hacer WhatsApp Marketing desde cero.

CRM Integrados con WhatsApp Web

Y ya entrados en el tema de Whatssap Marketing, no está de más revisar algunas de las herramientas de CRM quese vinculan con la aplicación y te permiten administrar y controlar mucho mejor tus campañas, respuestas y contactos.

Sirena

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Después de un profundo análisis, los gestores de Sirena descubrieron que el 40% de los contactos de ventas responden mejor por medio de la App. Según su sitio web, la integración con WhatsApp de su CRM permite aumentar la eficiencia de ventas en un 60%, y economizar los costos en telefonía hasta en un 70%.

Bagchat

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Es un servicio que permite conectar los mensajes de WhatsApp con el CRM. Pueden visualizarse los mensajes en una sola interfaz, y mandarse mensajes y notificaciones directamente al teléfono de los clientes.

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Esta empresa especialista en soluciones para contact center ya desarrolló la posibilidad de integrar y gestionar mensajes de WhatsApp desde una sola interfaz de base de datos o CRM.

También puedes contactar con uno de nuestros freelancers especialistas en CRM para que te asesore.

Errores frecuentes al usar WhatsApp web como herramienta empresarial

Finalmente, queremos compartir contigo los seis errores más frecuentes en el uso de WhatsApp para fines comerciales y laborales.  Toma nota y no dejes que ninguno ponga en riesgo tu imagen profesional:

  • Saturar a tus clientes y tus prospectos con publicidad invasiva y SPAM
  • No tener un calendario ni una frecuencia determinada para el envío de promociones y noticias por WhatsApp marketing.
  • Sólo usar mensajes de texto (Usa recursos audiovisuales y hasta memes siempre que sea prudente)
  • No conocer considerar los horarios de conexión más frecuentes de tus usuarios. (Por regla general, el tráfico más alto de conexiones a WhatsApp ocurre entre las 7 y las 10 pm)
  • Contactar a extraños o comprar listas de contacto en lugar de generar tus propios leads
  • Utilizar tu numero personal y no asignar un horario de atención.

En resumen, WhatsApp es una excelente herramienta comercial una vez que aprendes a usarla como tal. Es efectiva, inmediata y, quizá lo más importante ¡es gratuita!

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